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Review Yamdu - Arri Webgate : outils d'organisation de productions & partage de contenus

Double retour d'expériences par François et Lucas sur ce couple d'outils pour organiser les prod, gérer les tournages, suivre la post-prod

Publié par Repaire le 25 Mars 2021 dans Tests
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  1. Repaire
    Après l'annonce de la sortie de Skeem, il y a quelques jours, nous souhaitons vous parler aujourd'hui de Yamdu, un nouvel outil d’organisation de production.

    Cet article est l'occasion d'un double retour sur cet outil avec d'un côté @Lucas.janiszewski qui a eu l'occasion de le tester dans le cadre d'un projet de fiction et @françois, dans son contexte de travail pro quotidien.

    Yamdu, présentation


    Yamdu est un outil d'organisation et de gestion de productions, collaboratif, qui permet de piloter les projets à chaque étape de leur vie, de la préparation à la post-production.

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    Yamdu est un outil fonctionnellement extrêmement complet, qui permet de gérer tous les aspects du projet : déco, costumes, acteurs, script, découpage, etc

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    Il est conçu pour la collaboration, avec une gestion de droits très fine au niveau du projet et des utilisateurs, un système de notification et de rappel de tâches, la possibilité de commenter, modifier chaque élément du projet.

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    La tarification de Yamdu fonctionne par abonnement mensuel, avec une variation au niveau du nombre de projet, d'utilisateurs et d'espace de stockage.

    Le premier abonnement est à 29€ par mois pour un projet simultané et 5 utilisateurs :
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    Yamdu fonctionne en interaction avec Arri Webgate, plateforme de partage collaborative de contenus, pour les interactions autour des contenus vidéos.

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    Yamdu en usage pro / société de production - Témoignage & tuto par François


    François travaille avec les outils Yamdu / Webgate depuis plusieurs mois maintenant, avec lequel il gère ses projets professionnels, ses plannings de production, les interactions avec ses clients.

    Il partage aujourd'hui avec cette vidéo son retour d'expériences sur Yamdu dans le contexte d'usage quotidien de sa société de production et nous donne l'occasion de découvrir le fonctionnement de l'outil en images.


    En conclusion, pour François, Yamdu apporte aujourd'hui une réelle facilité dans la gestion des projets de tournage.

    Il apprécie particulièrement la visibilité que le calendrier de production par projet permet d'apporter, avec de plus la synthèse au niveau du calendrier global de l'entreprise.

    François souligne également les autres forces de l'outil :
    • la gestion des tâches en fonction de l'équipe
    • la possibilité de gérer des ressources
    • le dépouillement, très utile
    • les exports en PDF possibles pour tous les contenus, utile pour communiquer avec des personnes qui n'ont pas vocation à devenir utilisateur de la plateforme mais qui ont besoin de connaître certains détails précis de la production.
    Yamdu propose un niveau de fonctionnalités qui va au-delà des besoins d'une société de production, François n'utilise en effet qu'un nombre réduit des sections de l'outil, mais la possibilité de désactiver les sections inutilisées lui ont permis d'adapter Yamdu à son besoin.


    Yamdu en usage fiction : retour d'expérience de Lucas sur la pré-production de la série Fébriles


    Lucas est chef-opérateur et 1er assistant (selon la taille des projets) depuis 2 ans, et contributeur régulier du Repaire.

    Il amorçait la phase de préparation d’un projet de fiction d’envergure, le pilote de la série Fébriles, au moment où ici au Repaire nous avons découvert Yamdu.

    L’idée de tester Yamdu dans le contexte de préparation de Fébriles a donc vu le jour, avec le double intérêt de
    • partager la préparation d’un projet de fiction
    • bénéficier d’un retour concret sur l’intérêt de Yamdu dans ce type de contexte de tournage

    Hello Lucas, peux-tu nous dire deux mots sur ce projet de fiction ?

    Hello! Fébriles est un projet de série à destination des plateformes de streaming en ligne, sur lequel j’ai la chance d’être chef-op.
    Nous prévoyons de tourner le premier épisode qui sera la pilote de la série fin Avril et début Mai, sur une vingtaine de jours.

    Le projet s’axe autour de 5 personnages principaux, avec un univers propre à chacun, cela signifie donc des décors et des costumes très définis et variés, nous nous dirigeons donc sur une quinzaine de lieux de tournage plus ou moins importants.

    A tous ces décors s’ajoute une équipe d’une grosse trentaine de personnes, et différents types de machinerie et d’installations techniques (grue, dolly, sources lumineuses plus ou moins grosses) qui nécessitent d’adopter des techniques de travail solides dès la préparation.


    Pourquoi as-tu été intéressé par ce test ? Quelles sont tes attentes de ce type d’outil ?

    J’ai été très vite intéressé par Yamdu puisque nous recherchions ce genre d’outil pour nous aider à la préparation de Fébriles.

    En effet, du fait du contexte sanitaire nous étions contraints d’aborder cette prepa autrement que ce à quoi nous étions habitués : pas de réunions en présentiel, chacun et chacune devant travailler de son côté.

    Nous voulions donc une plateforme sur laquelle centraliser les infos et faciliter la communication, tout en étant plus claire qu’un simple drive et de fichiers type tableurs.

    La possibilité de tester Yamdu que nous ne connaissions pas est donc tombée à pic !


    Peux-tu nous présenter l’outil dans les grandes lignes ?
    Yamdu est une plateforme d’organisation adaptée à l’industrie du cinéma.

    L’outil est divisé en plusieurs rubriques, dédiées aux différentes thématiques de préparation du projet : personnages, costumes, lieux, etc

    Chaque rubrique est interconnectée de sorte qu’une modification faite d’un côté sera répercutée dans les autres parties de l’outil : si nous décidons par exemple d’ajouter un lieu de tournage, l’équipe décoration en sera avertie et pourra travailler via son écran sur ce nouveau décor.

    Un système de notification permet d’informer chaque membre de l’équipe des évolutions apportées au projet.

    Un système avancé de gestion des droits permet à l’administrateur du projet de personnaliser l’outil en fonction du profil des utilisateurs, que ce soit en termes d’affichage ou de modification.

    On retrouve dans Yamdu des fonctionnalités vraiment pratiques de création de découpage, storyboard, moodboard, etc. qui permettent de produire des documents que chaque membre de l’équipe peut ensuite consulter ou modifier selon ses droits.


    Pour cette phase de pré-production, quelles fonctionnalités avez-vous utilisées ?
    Pour cette pré production nous avons principalement utilisé :
    • La rubrique Décors, permettant de créer une fiche par décor et d’ajouter chaque lieu repéré avec des informations importantes tels que la position exacte, ou la desserte :
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    • La rubrique Découpage, permettant d’indiquer nos choix de machinerie, de mouvements de caméra, impactant directement le plan de travail et le budget.
    • Nous avons également beaucoup utilisé l’outil de partage de documents pour notamment échanger sur les devis de location.
    Capture d’écran 2021-02-12 à 14.17.05.png

    Dans les fonctions sympa, à noter qu’il est possible d’exporter en PDF chaque écran sous la forme d’un document synthétique, avec le choix de le watermarquer (nom du projet et destinataire en filigrane) pour le protéger.


    Combien d’utilisateurs êtes-vous à travailler sur l’outil et comment avez-vous réparti les rôles ?
    Nous sommes actuellement une dizaine à travailler sur Yamdu. Nous répartissons les 15 accès que nous a mis Yamdu à disposition pour le test, entre chaque chef de poste: deux réals, un directeur de production, un chargé de production, deux scripts, deux assistants réals, puis le chef électricien, le premier assistant caméra, le chef machiniste et la cheffe costumière.


    Quel est votre retour à ce stade sur l'outil ?
    Pour l’instant le retour général est très positif, tout le monde a pu prendre en main Yamdu très rapidement.

    La solution est plutôt “clé en main”, dans la mesure où la plateforme est prête à l’emploi dès l'inscription.

    Pour ajouter un utilisateur, il suffit simplement d’entrer son adresse mail et choisir ses droits librement, suivant les écrans.

    Je retiens en particulier l’outil découpage, puisque c’est l'élément majeur de cette première partie de pré-production.

    Nous avons pu y travailler au travers d’une interface claire et c'était bien plus efficace qu’un tableur Excel :

    Capture d’écran 2021-02-12 à 14.02.20.png


    La possibilité également d’ajouter le fichier texte du scénario, et de le transformer automatiquement en un séquencier dans lequel nous pouvions ajouter des images, infos de lumière, maquillage pour le dépouillement, était vraiment très sympa.

    thumbnail_Scenario.png

    thumbnail_Depouillement.png


    Nous n’avons été confrontés à aucun problème majeur autres que quelques erreurs de traduction anglais -> français, qui je crois est encore en cours de finalisation.

    Il reste éventuellement quelques petites fonctionnalités à implémenter telles qu’un écran réellement dédié à la régie par exemple.

    Il existe déjà quelques fonctionnalités pour le Catering, comme la possibilité de créer des fiches alimentaires (allergies e.t.c) pour chaque membre.

    Mais il n’y a pas d’outils permettant de générer des demandes d’autorisations ou de créer des fiches de contacts de prestataires, ou autres.

    Également, la partie “partage de document” gagnerait à être plus claire, en rendant la page plus intuitive. Elle est en effet organisée en dossiers comme sur un drive classique mais reste très austère.

    Alors, est-ce que “ça vaut le coup” de payer pour un outil de ce type dans le cadre d’un usage fiction ?
    Pour des tournages longs et/ou complexes comme Fébriles, c’est un allié idéal, car il permet de concentrer l’ensemble de l'information, de la mettre à jour et la communiquer au sein de l’équipe en temps réel.

    Les outils et fonctionnalités sont directement adaptés à notre métier et font gagner un temps précieux.

    Pour des projets plus modestes ou avec moins de temps alloué à la préparation, tels que des courts-métrages ou clips, c’est à réfléchir. Il serait peut être utile de proposer un outil moins complet, ou un abonnement partiel pour des projets à plus petite échelle.

    Quelles sont les prochaines étapes du projet ?
    La prochaine étape sera la partie plus organisationnelle du projet et moins artistique, cela nous permettra donc de sûrement découvrir le reste de Yamdu, par exemple du côté de l’outil permettant de créer et d’agencer un plan de travail.

    On retrouvera donc Lucas, si les conditions sanitaires autorisent la tenue du tournage aux dates prévues, d'ici quelques semaines pour la 2ème partie de ce test ;-)

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